Szafa na dokumenty to nie to samo, co szafa na ubrania
Szafa, jaka jest, każdy widzi. Drewniana, metalowa, antyk, nowoczesna, przesuwna, otwierana, z zamkiem lub bez. Rozmiarów, kształtów i wariantów wykonania jest bez liku, stąd ich powszechne zastosowanie. Szafy są podstawowym wyposażeniem domów i biur. O ile jednak do prywatnego użytku możliwe jest wykorzystanie dowolnego mebla, o tyle w firmach czy instytucjach należy rozważnie podejść do tematu szafy.
Dokumenty różnią się od ubrań wyglądem, okresem przechowywania, rangą czy zastosowaniem. Z tego powodu, konieczny jest odpowiedni wybór szafy, która nie tylko przechowa ale i zapewni bezpieczeństwo zgromadzonych tam danych. Dlatego też, dla przechowywania chociażby akt osobowych, świetnym rozwiązaniem będą dedykowane szafy na dokumenty.
Dla kogo szafa na dokumenty
Można śmiało powiedzieć, że da każdego. Bo i ile automatycznie nasuwa się odpowiedź, że taka szafa to koniecznie dla firm i instytucji, to równie dobrze będzie wykorzystana w domu, do schowania prywatnych dokumentów. Zadaniem każdej szafy jest podstawowa możliwość przechowania umieszczonych w niej rzeczy.
Szafa na dokumenty dodatkowo umożliwia ich segregację i tym samym łatwe utrzymanie porządku. Dlatego będzie idealnym meblem dla każdej firmy, która ma ustawowe obowiązki w zakresie przechowywania dokumentów księgowo-finansowych oraz kadrowo-płacowych.
Będzie idealnym meblem dla wszystkich instytucji oraz ośrodków, gdzie przechowywane są kartoteki uczniów czy pacjentów. Zwłaszcza obecnie, kiedy niezwykle duży nacisk kładzie się na bezpieczeństwo danych osobowych.
Będzie również idealnym meblem dla wszelkich urzędów, które poza danymi osobowymi niejednokrotnie przechowują dokumenty tajne czy poufne. We wszystkich tych miejscach nie ma mowy o stosowaniu zwykłych szaf, o zastosowaniu ogólnym. Wiąże się to z ogromnym ryzykiem dostania się prywatnych i poufnych danych w niepowołane ręce.
Jaką szafę na dokumenty wybrać?
Odpowiednią do potrzeb i prowadzonej działalności. Wbrew pozorom wybór wśród szaf na dokumenty jest ogromny. Szczególną uwagę należy zwrócić na poziom zabezpieczeń. W tym segmencie wyróżnia się klasy bezpieczeństwa A, B, C, S1, S2 i 0.
Szafy z klasy A, B, C znajdą zastosowanie we wszystkich biurach. Posiadają Certyfikat IMP wg Zarządzenia 46 i 57 Ministerstwa Obrony Narodowej oraz Certyfikat IMP wg Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 29.05.2012 r. Klasa A to szafa na dokumenty niejawne z klauzulą “poufne”, B to niejawne z klauzulą “tajne”, a C to niejawne z klauzulą “ściśle tajne”. Dodatkowo szafy z klasy B i C mogą zostać ubezpieczone.
Jeśli chodzi o szafy na dokumenty klasy S1, S2 oraz 0 to znajdą one zastosowanie w miejscach o podwyższonych wymaganiach bezpieczeństwa. Posiadają one certyfikat IMP wg norm PN-EN 14450 (szafy klasy S1 i S2) oraz PN-EN 1143-1 (szafy klasy 0), a także certyfikat IMP dla typu 2,3,4 wg Rozporządzenia Rady Ministrów z 29.05.2012 r. Klasa S1 to szafa na dokumenty niejawne z klauzulą “tajne”, S2 to niejawne z klauzulą “ściśle tajne”, natomiast 0 to niejawne z klauzulą “poufne”. Co więcej, we wszystkich tych szafach można przechowywać broń i amunicję, a każda z nich może być objęta ubezpieczeniem.
Poza wyborem klasy bezpieczeństwa dostępne są inne kryteria, takie jakie ilość drzwi, rodzaj zamka, rodzaje półek czy mocowań. Oczywiście wybór koloru takiej szafy również jest możliwy.
Czy szafa na dokumenty ma sens?
Pytanie zasadne, jeśli zastanowić się nad powszechną zmianą formy papierowej dokumentów na elektroniczną. W ostatnim czasie pojawiły się zmiany w zakresie akt osobowych pracowników, umożliwiające ich przechowywanie w bezpiecznej formie elektronicznej. Istotą we wszystkich wprowadzanych zmianach jest zapewnienie bezpieczeństwa. Nawet jeśli konieczne będzie zrezygnowanie z formy papierowej dokumentu, to jego elektroniczną wersję również trzeba będzie ochronić przed zniszczeniem czy dostaniem się w niepowołane ręce. Dlatego szafy na dokumenty będą ciągle potrzebne. Zmieni się jedynie forma przechowywanych w nich dokumentów.
Artykuł powstał we współpracy z firmą Gaudia, świetne szafy na dokumenty znajdziesz na https://www.wyposazeniegaudia.pl/